Avrupa Konseyi Bakanlar Kurulunun Üye Ülkelerin Resmi Belgelere Erişimi ile İlgili Tavsiyeleri

(Bakanlar Kurulu Bakan yardımcılarının 21 Şubat 2002 tarihinde yapılan 748. toplantısından alınmıştır.)

Bakanlar Kurulu, Avrupa Konseyi Tüzüğünün 15.b Maddesi koşulları altında,

Avrupa Konseyi’nin amacının, üye ülkeler arasındaki işbirliğini muhafaza etmek ve ortak mirasları olan ideal ve presnsipleri korumak olduğu göz önünde tutularak;

Arşivlere erişim ile ilgili olarak, özellikle Evrensel İnsan Hakları Beyannamesinin 19 Maddesini, Avrupa İnsan Hakları ve Temel Özgürlükler Konferansının 6, 8 ve 10. maddelerini, Birleşmiş Milletler’in Bilgiye Erişim Toplantısını, “Karar Verme Sürecinde Halkın Katılımı ve Çevre Konularında Erişim Hakları”nı (Danimarka, 25 Haziran 1998, Aarhus’tan alınmıştır) ve 28 Ocak 1981 tarihli, Kişisel Verinin Otomatik İşlemi ile ilgili Bireylerin Korunması Konferansı’nı (ETS NO. 108); 29 Nisan 1982 tarihindeki, ifade ve bilgi özgürlüğü Konferansından alınmıştır; kamu yetkililerinin ellerinde tuttukları bilgiye erişimle ilgili Tavsiye No. R (91) 19, kamu kuruluşlarının elinde bulunan kişisel verilerin üçüncü taraflarca iletişimi ile ilgili Tavsiye No. R (19) 10; istatistik amaçlarla toplanan ve işlem gören kişisel bilgilerin korunması ile ilgili Tavsiye No. R (97) 18 ve Tavsiye R (2000) 13 göz önünde bulundurularak;

Çoğulcu ve demokratik bir toplumda saydam yönetimin ve halkı ilgilendiren konulardaki bilgilerin mevcut olmasının önemini göz önüne alarak;

Eşitlik ilkesi ve açıklık kuralları gereğince resmi belgelere ulaşım:

– halkın, içinde yaşadığı toplumun durumu ve kendilerini yönetenler hakkında, ortak konularda halk tarafından bilgilendirilmiş katılımı teşvik ederek yeterli görüş kazanmasına ve eleştirel düşünceye sahip olmasına izin verir.
– yönetimlerin yeterliliğinin ve etkinliğinin artmasını teşvik eder ve yozlaşma riskini yok ederek bütünlüklerin korunmasına yardım eder.
– yönetimlerin kamu hizmetleri olarak meşruluğunun onaylanmasına ve kamu yetkililerine karşı halkın güveninin güçlenmesine yardım eder.

Burada belirtilen kuralların asgari bir standart oluşturduklarını ve bu kuralların resmi belgelere erişim için geniş hak tanıyan yerel yasalar ve tüzüklerle karşılaştırıldığında önyargısız değerlendirilmeleri gerektiğini vurgulayarak;

Bu belgenin bireylerin resmi belgelere erişme talepleri konusuna yoğunlaştığını; şeffaf ve demokratik bir toplumda yararlı olduğuna inanılan her hangi bir bilginin halka açık olmasını sağlamak amacıyla kamu yetkililerinin kendilerini etkin bir iletişim politikası yapmaya adamaları gerektiğini göz önüne alarak;

Üye ülke hükümetlerine, yasalarında ve uygulamalarında bu tavsiyede belirtilen kuralların rehber olmasını önerir.

I. Tanımlar

Bu tavsiye mektubunun amaçları doğrultusunda: “kamu yetkilileri” şu anlama gelmektedir:

i. ulusal, bölgesel ve yerel düzeyde hükümet ve yönetimler;
ii. ulusal yasalarla donatıldıkları sürece kamu görevi gören veya idari yetkiye sahip olan doğal ve tüzel kişilikler.

“Resmi belgeler” ise, hazırlık aşamasında olan bilgiler hariç, her hangi bir şekilde kaydedilmiş, çizilmiş veya kamu görevlilerince alınmış veya onların ellerinde bulunan ve her hangi bir kamu veya idari işleve bağlı tüm bilgiler anlamına gelmektedir.

II. Kapsam

1. Bu tavsiye mektubu yalnızca kamu yetkililerinin ellerinde bulunan resmi belgeleri göz önüne alır. Ancak, üye ülkeler kendi yerel yasa ve uygulamalarının ışığı altında bu tavsiye kurallarının yasal kurumlar ve mahkemelerin ellerinde bulunan bilgilere hangi ölçüde uygulanabileceğini incelemelidirler.
2. Bu tavsiye, erişim hakkını veya Kişisel Verilerin Otomatik İşlemi ile ilgili Bireylerin Korunması Toplantısı için sağlanan erişim sınırlamalarını etkilemez.

III. Resmi belgelere erişimin genel prensipleri

Üye ülkeler kamu görevlilerinin elinde bulunan resmi belgelere, istek üzerine, herkesin erişebilmesini garanti etmelidirler. Bu kural, ulusun kökeni dahil her hangi bir nedenle ayrım gözetilmeden uygulanır.

IV. Resmi belgelere erişimde olası kısıtlamalar

1. Üye ülkeler resmi belgelere erişim hakkına kısıtlamalar getirebilirler. Kısıtlamalar yasa ile açıkça belirtilmelidir. Bu, demokratik bir toplumda gereklidir ve aşağıda belirtilen maddelerin korunması ile orantılı olmaktadır:

i. ulusal güvenlik, savunma ve uluslar arası ilişkiler;
ii. kamu güvenliği;
iii. suç oluşturan eylemlerin önlenmesi, araştırılması ve kovuşturulması
iv. mahremiyet ve diğer yasal özel çıkarlar;
v. özel ya da kamusal olsun ticari ve diğer ekonomik çıkarlar;
vi. dava sürecinde tarafların eşitliği
vii. doğa
viii. kamu yetkililerince yapılan inceleme, denetim ve gözetim
ix. devletin ekonomik, parasal ve döviz politikaları
x. bir konunun dahili hazırlığı sırasında kamu yetkilileri içinde veya arasında yapılan tartışmaların gizliliği

2. Bilginin açıklanmasının kamu çıkarını çiğnemediği durumlar dışında, resmi belgede bulunan bilginin açıklanması 1. paragrafta adı geçen taraflara zarar verecek ise bir belgeye erişim reddedilebilir.

3. Üye ülkeler, 1 paragrafta anılan kısıtlamaların uygulamadan kalkacakları tarih ile ilgili süre sınırlamasını göz önüne almalıdırlar.

V. Resmi belgelere erişim talepleri

1. Resmi belge için talepte bulunan bir kişi resmi belgeye erişim için sebep bildirmek zorunda olmamalıdır.
2. Talep ile ilgili formaliteler en azda tutulmalıdır.

VI. Resmi belgelere erişim talepleri işlemleri

1. Resmi belgeye erişim için talep, belgeyi elinde bulunduran her hangi bir kamu görevlisi tarafından işleme alınmalıdır.
2. Resmi belgeye erişim için talep eşitlik ilkesine sadık kalınarak ele alınmalıdır.
3. Resmi belgeye erişim için talep hemen ele alınmalıdır. Karar, daha önce belirtilen süre kısıtlamaları içinde verilmeli, iletilmeli ve yerine getirilmelidir.
4. Kamu görevlisi talep edilen resmi belgeye sahip değil ise, mümkün olan durumlarda başvuru sahibini yetkili kamu görevlisine havale etmelidir.
5. Kamu görevlisi, talep edilen resmi belgeyi tanımlamak için başvuru sahibine elinden geldiğince yardımcı olmalı, fakat talep edilen resmi belge tanımlanamayan bir belge ise kamu görevlisi talebi yerine getirmek zorunda değildir.
6. Resmi belgeye erişim için talep, anlaşılır nitelikte makul değilse reddedilebilir.
7. Resmi belgeye erişim talebini tamamen veya kısmen reddeden kamu görevlisi nedenleri de açıklamalıdır.

VII. Resmi belgelere erişim şekilleri

1. Resmi bir belgeye erişim sağlandığı zaman, kamu görevlisi orijinal kopyanın incelenmesine izin vermeli veya bir kopyasını vermelidir. Mümkün olan durumlarda başvuru sahibinin tercihi göz önüne alınmalıdır.
2. Resmi belgedeki bilgilerin bir kısmına erişimde kısıtlama varsa, kamu görevlisi gene de belgenin geri kalan bölümlerine erişim izni vermelidir. Atlanan bölümler açıkça belirtilmelidir. Ancak, belgenin kısmi bölümü yanıltıcı veya anlamsız ise bu tür bir erişim reddedilebilir.
3. Kamu görevlisi başvuru sahibine, kolayca erişebileceği alternatif kaynaklar sunarak bir resmi belgeye erişime izin verebilir.

VIII. Resmi belgelere erişim ücretleri

1. Orijinal resmi belgelere danışmanlık, prensip olarak belgenin bulunduğu yerde ücretsiz olmalıdır.
2. Resmi belgenin bir kopyası için başvuru sahibinden bir ücret alınabilir fakat bu ücret makul bir miktarda olmalı ve kamu görevlisinin yaptığı harcamayı geçmemelidir.

IX. Gözden geçirme işlemi

1. Resmi belge başvurusu tamamen veya kısmen reddedilen veya başvurusu KURAL VI.3’te belirtilen süre içinde ilgilenilmeyen bir kişi mahkemeye veya başka bir bağımsız kuruma veya yasalarca kurulmuş tarafsız bir kuruluşa başvurmadan önce temyiz mahkemesine başvurabilir.
2. Gözden geçirme işlemi ister bir kamu görevlisi tarafından yapılsın, ister yukarıda verilen paragraf 1’e uygun olarak yapılsın, başvuru sahibi her zaman süratli ve pahalı olmayan bir temyiz mahkemesine erişebilmelidir.

X: Tamamlayıcı önlemler

1. Üye ülkeler aşağıdaki konularla ilgili gerekli önlemleri almalıdırlar:

i. halkı resmi bilgilere erişim hakları ve bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda bilgilendirmek için;
ii. kamu görevlilerinin bu hakkın yerine getirilmesi ile ilgili görev ve sorumlulukları konusunda eğitilmelerini sağlamak için;
iii. başvuru sahiplerinin bu hakkı kullanabilmelerini sağlamak için.

2. Kamu görevlileri bu amaç doğrultusunda özellikle;

i. belgelerin kolayca erişilebilecek şekilde düzenlenmesini sağlamalı;
ii. belgelerinin korunması ve imha edilmesi ile ilgili açık ve yerleşik kurallara uymalı,
iii. mümkün olduğu ölçüde, sorumlu oldukları konular ve aktivitelerle ilgili bilgileri sağlamalıdırlar. Örneğin, kamu görevleri ellerinde bulunan belgelerin listesini veya kayıtlarını çıkarabilirler.

XI. Kamu görevlilerinin inisiyatifinde açıklanan bilgiler

Bir kamu görevlisi uygun olan durumlarda, kendi insiyatifi doğrultusunda açıklanmasının kamu yönetiminin şeffaflığını arttıracak ve yönetimler içerisindeki etkinliğin gelişmesini sağlayacak bilginin açıklanması için gerekli önlemleri alabilmeli veya kamu yararına olan durumlarda kamunun bilgilendirilerek katılımını teşvik etmelidir.